Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Tapahtumajärjestelyassistentti
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme tapahtumajärjestelyassistenttia tukemaan erilaisten tapahtumien suunnittelua, valmistelua ja käytännön toteutusta. Tässä roolissa toimit tärkeänä osana tiimiä, joka vastaa yritys-, asiakas-, sisäisistä ja yleisötapahtumista alusta loppuun. Työ sopii henkilölle, joka nauttii vaihtelevista tehtävistä, pystyy hallitsemaan useita yksityiskohtia samanaikaisesti ja viihtyy ympäristössä, jossa aikataulut, yhteistyö ja palveluasenne ovat keskeisessä roolissa. Tapahtumajärjestelyassistenttina osallistut tapahtumien käytännön koordinointiin, toimittajayhteistyöhön, materiaalien valmisteluun, osallistujaviestintään sekä tapahtumapäivien operatiiviseen tukeen.
Tehtävässä menestyminen edellyttää järjestelmällisyyttä, oma-aloitteisuutta ja kykyä reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Päivittäiseen työhön voi kuulua esimerkiksi tapahtumapaikkojen varausten koordinointia, aikataulujen ylläpitoa, ilmoittautumisten seurantaa, osallistujalistojen päivittämistä, tarjoilujen ja teknisten tarpeiden varmistamista sekä tapahtumamateriaalien kokoamista. Lisäksi toimit usein yhteyshenkilönä sisäisten sidosryhmien, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien välillä. Siksi hyvät viestintätaidot ja kyky ylläpitää ammattimaista palvelukokemusta ovat tehtävässä erittäin tärkeitä.
Tapahtumajärjestelyassistentin rooli tarjoaa mahdollisuuden oppia laajasti tapahtumatuotannosta ja kehittää osaamista projektinhallinnassa, asiakaspalvelussa ja käytännön järjestelyissä. Työ voi sisältää sekä toimistopainotteisia valmistelutehtäviä että läsnäoloa tapahtumapaikoilla, joten joustavuus työaikojen ja työympäristöjen suhteen on hyödyksi. Arvostamme henkilöä, joka suhtautuu tehtäviinsä huolellisesti, pitää langat käsissään kiireessäkin ja haluaa varmistaa, että jokainen tapahtuma toteutuu laadukkaasti ja osallistujille positiivisena kokemuksena.
Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä innostavassa ja yhteistyöhön perustuvassa ympäristössä, jossa pääset osallistumaan monipuolisiin tapahtumiin ja vaikuttamaan niiden onnistumiseen konkreettisesti. Saat tukea kokeneemmilta kollegoilta, mutta myös vastuuta omista tehtäväkokonaisuuksistasi. Tämä tehtävä sopii erinomaisesti henkilölle, joka haluaa rakentaa uraa tapahtuma-alalla, hallitsee käytännön järjestelyt tehokkaasti ja ymmärtää, että onnistunut tapahtuma syntyy huolellisesta ennakkosuunnittelusta, sujuvasta viestinnästä ja tarkasta toteutuksesta. Jos olet energinen, palveluhenkinen ja motivoitunut työskentelemään tapahtumien parissa, tämä rooli voi olla sinulle erinomainen seuraava askel.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Avustaa tapahtumien suunnittelussa ja käytännön järjestelyissä
- Koordinoida aikatauluja, varauksia ja tapahtumapaikkoihin liittyviä yksityiskohtia
- Ylläpitää osallistujalistoja ja seurata ilmoittautumisia
- Viestiä toimittajien, yhteistyökumppaneiden ja sisäisten sidosryhmien kanssa
- Valmistella tapahtumamateriaaleja, opasteita ja osallistujainfoa
- Tukea tapahtumapäivän operatiivista toteutusta paikan päällä
- Huolehtia tarjoiluihin, tekniikkaan ja kalustukseen liittyvistä käytännöistä
- Kerätä palautetta ja auttaa tapahtuman jälkiseurannassa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus tai kiinnostus tapahtuma-alaa kohtaan
- Hyvät organisointi- ja ajanhallintataidot
- Kyky työskennellä useiden tehtävien parissa samanaikaisesti
- Erinomaiset viestintä- ja yhteistyötaidot
- Palveluhenkinen, huolellinen ja oma-aloitteinen työote
- Perustason osaaminen toimisto-ohjelmista ja digitaalisista työkaluista
- Valmius joustaviin työaikoihin tapahtumien mukaan
- Sujuva suomen kielen taito ja hyvä englannin kielen osaaminen
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on tapahtumien järjestämisestä tai koordinoinnista?
- Miten hallitset useita samanaikaisia tehtäviä kiireisessä tilanteessa?
- Kuvaile tilannetta, jossa ratkaisit yllättävän ongelman tapahtuman aikana.
- Miten varmistat, että osallistujakokemus on sujuva ja positiivinen?
- Millaisia digitaalisia työkaluja olet käyttänyt aikataulutukseen tai viestintään?
- Kuinka hyvin pystyt työskentelemään iltaisin tai viikonloppuisin tarvittaessa?
- Miksi haluat työskennellä tapahtumajärjestelyassistenttina?
- Miten toimit yhteistyössä toimittajien ja eri sidosryhmien kanssa?
